Dynamicznie zmieniający się rynek eCommerce wymaga od właścicieli sklepów internetowych dostosowywania się do nowych trendów oraz szukania rozwiązań, które pozwolą przyspieszyć lub zautomatyzować pracę przy sklepie internetowym. Z pomocą przychodzi Workflow w sklepie internetowym, którego celem jest przyspieszenie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, poprawa przepływu informacji, ograniczenie ilości błędów, czy zwiększenie zasobów zespołu, poprzez wyeliminowanie powtarzalnej pracy. Ostatecznym wynikiem, sprawnie działającego ekosystemu jest oszczędność czasu zespołu, który można przenieść w bardziej dochodowe lub perspektywiczne obszary w firmie.
Silniki sklepowe w workflow w sklepie internetowym
Obecnie praktycznie każdy silnik, pozwala na stworzenie podstawowego Workflow, pozwalającego między innymi, zarządzać zamówieniami, logistyką, klientami, czy działaniami marketingowymi. Systemy typu SaaS (Shopify, Shoper, Shoplo), posiadają wbudowane moduły, które otrzymujemy w ramach licencji abonamentowych. W przypadku systemów Open Source sklep internetowy możemy rozbudować, poprzez wtyczki oraz moduły, usprawniające przepływ informacji. Niezależnie od silnika sklepu wyróżniamy kilka najważniejszych obszarów połączeń.
Systemy klasy PIM – element workflow sklepu internetowego
Każdy ze sklepów internetowych umożliwia dodawanie oraz zarządzanie informacją o produkcie. Najczęściej na poczet 1 rynku, komplet informacji produktowych przechowywanych jest bezpośrednio w sklepie internetowym.
W przypadku skalowania sprzedaży o kolejne rynki eCommerce, w których produkty wymagają opisów w języku obcym, dodatkowej specyfikacji technicznej, stałej pracy na produktach (dodawanie opisów, zdjęć produktowych, parametrów), zostały stworzone systemy klasy PIM (product information management)
Dzięki temu niezależnie od silnika, czy systemów ERP, komplet informacji o produkcie jest przechowywany w 1 systemie klasy PIM
Kiedy warto rozważyć wdrożenie systemu PIM?
- Sprzedajemy na więcej niż 1 rynku lub myślimy, o szerszym skalowaniu sprzedaży na za granicę
- Zespół wykonuje cykliczną pracę na produktach, która wymaga coraz większego zaangażowania
- Posiadamy znaczną bazę produktów
- Produkty posiadają szeroką specyfikację techniczną
- Produkty są w wielu wariantach
- Produkty posiadają wiele cech
Co zyskujemy dzięki systemom klasy PIM?
- Zabezpieczamy wykonaną pracę w przypadku migracji silnika sklepowego
- Lepsze zarządzanie czasem, w przypadku pracy zespołu nad informacją produktową
- Lepsza parametryzacja produktów, poprzez tworzenie dodatkowych cech i rodzin
- Możliwość tworzenia wielu wersji językowych produktów w obrębie 1 systemu
- Szybsze skalowanie oraz poszerzanie oferty produktowej
Systemy do zarządzania sprzedażą w eCommerce
Najczęściej do zarządzania sprzedażą stosowane są wbudowane moduły w silniki sklepowe, które umożliwiają obsługę zamówień bezpośrednio w panelu sklepowym. Z punktu widzenia sprawnie działającego Workflow, kluczowe parametry takiego systemu to:
- Możliwość tworzenia statusów zamówień
- Ręczne dodawanie zamówień (zamówienia złożone telefonicznie, mailowo)
- Tworzenie etykiet i obsługa kurierów
- Edycja i odnotowywanie wpłat
- Łączenie statusów z automatyczną wysyłką powiadomień mailowych
- Tworzenie automatycznych akcji (zmiana statusu uruchamia akcję wysyłki faktury lub paragonu)
Funkcji, które chcemy wykorzystać do poprawy Workflow, może być znacznie więcej i zależą one od specyfiki branży. Poza wbudowanymi modułami obsługi sprzedaży w sklepie internetowym istnieją zewnętrzne systemy, które posiadają bardziej rozbudowane moduły do zarządzania sprzedażą. Należą do nich między innymi:
Systemy magazynowo – księgowe ( ERP ) nieodłączna cześć workflow w sklepie internetowym
Jeden z najważniejszych elementów układanki. Systemy magazynowo – księgowe, pozwalają na przechowywanie cen zakupu towaru, cen sprzedaży, marży, stanów magazynowych, czy bazy produktów z odpowiednimi kodami SKU, EAN.
Artykuł o tym, jak obliczyć kluczowe współczynniki KPI znajdziesz tutaj
Poza gromadzeniem danych oraz ich przesyłem pomiędzy systemami, najważniejszym zadaniem systemów magazynowo – księgowych jest fiskalizacja sprzedaży. Wystawianie faktur czy dokumentów sprzedażowych jest regulowane przez prawo i stanowi obowiązek każdego sprzedawcy. Oczywiście z punktu widzenia każdego właściciela eCommerce najważniejsze jest, aby proces działał sprawnie, a najlepiej, gdyby wszystko działo się automatycznie. Oczywiście nie są to wszystkie funkcjonalności, bo systemy ERP to również miejsce w którym zbieramy wszystkie dokumenty magazynowe (WZ, RW itp.)
Kurierzy i logistyka jako główny elementy workflow sklepu internetowego
Do sprawnej obsługi logistyki stosuje się integracje z kurierami oraz firmami logistycznymi. Celem integracji jest maksymalna automatyzacja procesów związanych z tworzeniem etykiet, wyborem punktów odbioru czy nadawaniem paczek. Cały proces powinien, być również połączony z wysyłką automatycznych powiadomień mailowych informujących klienta o statusie wysyłki oraz linku do monitorowania statusu przesyłki.
Najważniejsze punkty związane z logistyką:
- Automatyczne tworzenie etykiet
- Automatyczny wydruk listów przewozowych
- Automatyczne zamówienie podjazdu kuriera
- Przekazywanie punktów odbioru
Marketing eCommerce
Sprawnie działające i zoptymalizowane Workflow nie wystarczy, jeśli sklep nie będzie gotowy na działania marketingowe. Dlatego ostatnim i najbardziej kluczowym elementem całej układanki jest połączenie systemów marketingowych. Z punktu widzenia pozyskania klienta należą do nich integracje:
- Google Analytics
- Search Console
- Facebook Business
- Facebook Pixel
- Google Ads
- Porównywarki Cenowe
- Moduły do optymalizacji lub tworzenia treści SEO
- Chat
- Systemy e-mail marketingowe
- Systemy Marketing Automation
- Up Sell / Cross Sell
Dodatkowe Integracje eCommerce
Poza standardowymi integracjami, wymienionymi wyżej istnieje również przestrzeń na dodanie nowych. Należą do nich głównie marketplacy, które z roku na rok cieszą się coraz większą popularnością (Allegro, Ebay, Amazon, Empik). Porównywarki cenowe to kolejne źródło klientów, które warto zintegrować w jedno Workflow. Dodatkowe integracje usprawniające pracę przy obsłudze zamówień to:
- Drukarki fiskalne
- Drukarki etykiet
Podsumowanie
Połączenie wszystkich systemów w jedno sprawne Workflow nie jest najprostszym zadaniem. Dlatego postanowiłem stworzyć ten krótki artykuł, aby przybliżyć, jak rozbudowane jest to zagadnienie. W przypadku dostosowywania połączeń do obecnej sytuacji w przedsiębiorstwie należy zwrócić uwagę na obszary, które obecnie generują najwięcej pracy, a widać w nich przestrzeń do optymalizacji. Może to być obsługa zamówień lub zwrotów, tworzenie listów przewozowych, czy praca nad przygotowywaniem oferty produktowej.
Celem sprawnie poukładanego Workflow, jest oszczędność zasobów oraz ich przeniesienie w obszary, które wymagają poprawy lub będą generować największe zyski dla przedsiębiorstwa. Przykład sprawnie działającego Workflow w sklepie internetowym, możesz znaleźć w artykule: #3 Projekt marki i Development sklepu napnell.pl: tutaj.
Każdy z wymienionych punktów wymaga minimum osobnego artykułu. Dlatego zapraszam Cię do regularnego śledzenia bloga, na którym będę poruszał zagadnienia związane ze sprawnym przygotowaniem połączeń w sklepie internetowym.
Zobacz inne artykuły w kategorii: Automatyzacja eCommerce
eCommerce Manager, Shopify Expert, konsultant ds. eCommerce. Pomagam wdrażać oraz zwiększać sprzedaż w sklepach internetowych. Prywatnie miłośnik kina, oraz biegania.
