04. Budżet sklepu internetowego – Jak przygotować i wdrożyć?

Subskrybuj Podcast

Podaj swój adres email poniżej, a otrzymasz ode mnie regularnie informacje o nowych odcinkach audycji podcastu oraz wskazówki jak rozwijać sprzedaż w eCommerce.

Transkrypcja odcinka budżet sklepu internetowego

Cześć, witaj w kolejnym odcinku Podcastu Ecommerce Manager, w którym porozmawiamy o budżecie w sklepie internetowym, czyli o tym, czym jest budżet, jakie są jego wady i zalety oraz jakie daje możliwości. Dlaczego powstał ten odcinek?

Temat budżetu jest mi bardzo bliski ze względu na to, że sam prowadzę działalność gospodarczą od kilku lat. I wraz z działalnością gospodarczą regularnie prowadzę również budżet, czyli uzupełniam co miesiąc wraz z dokumentami dla księgowości wszystkie swoje koszta i przychody.

Dzięki temu monitoruje wszystkie jednorazowe wydatki i pozostałe koszty, które pozwalają na planowanie budżetu. Wiem mniej więcej jaka czeka mnie zyskowność po wypłacie. Wiem, które miesiące mam na stracie i tak dalej. Dzięki temu mogę się lepiej przygotować na nadchodzące miesiące lub lepiej zarządzać kosztami.

Budżet sklepu internetowego

Natomiast do czego służy budżet w ecommerce? Analogicznie jak w firmach usługowych, produkcyjnych czy handlowych do monitorowania przychodów kosztów, a na koniec zyskowności.

Co osiągniemy dzięki monitorowaniu wydatków? Przede wszystkim wiemy, co i ile nas kosztuje w wyniku czego, łatwiej nam zarządzać działem Ecommerce i podjąć decyzję na temat przyszłych inwestycji lub ich wstrzymaniu.

Dzięki temu będziemy też wiedzieć, w co możemy zainwestować i czy nas na to stać, czy też nie. Dokładnie będziemy też wiedzieć, na co i ile w danym miesiącu wydaliśmy, a także czy rzeczywiście przyniosło to zwrot z inwestycji w danym obszarze. Natomiast jeśli nie przyniosło, to będzie to będzie po prostu znak, że możemy z takiego kosztu zrezygnować. W drugą stronę, jeśli przychód jest wysoki, a koszta relatywnie niskie, będziemy wiedzieć, który dział, jakie koszta generuje i który dział możemy dokapitalizować. Więc przede wszystkim sama świadomość tego, jakie są koszty i w którym dziale pozwoli nam lepiej zarządzać i podejmować lepsze decyzje.

Przychód w budżecie sklepu internetowego

Ok, kiedy wiemy już czym jest budżet sklepu internetowego, jakie są jego zalety, przejdziemy teraz do omówienia jego poszczególnych filarów. Pierwszym z nich będzie oczywiście przychód. Mając na myśli przychód, od razu przychodzi nam na myśl sprzedaż bezpośrednia na swoim sklepie internetowym.

Sprzedaż w sklepie internetowym

I rzeczywiście jest to, główna składowa budżetu. Natomiast poza sprzedażą bezpośrednią mamy jeszcze sprzedaż pośrednią i do tej sprzedaży pośredniej możemy zaliczyć wszystkie transakcje realizowane za pośrednictwem biura obsługi klienta. Czyli będą to użytkownicy, którzy nie zdecydowali się na zakup bezpośrednio na sklepie, ale na przykład poprzez kontakt mailowy lub telefoniczny z działem obsługi klienta.

Sprzedaż na marketplace

Zostając przy przychodzie mamy sprzedaż za pośrednictwem marketplace i tutaj najczęściej na myśl przychodzi nam Allegro. Natomiast mogą być to również inne marketplace, takie jak Empik, Amazon czy eBay. I mamy jeszcze sprzedaż na porównywarkach cenowych. Mam tutaj na myśli sprzedaż bezpośrednią, czyli Ceneo Kup Teraz (obsługa transakcji odbywa się w Ceneo).

Koszty w budżecie sklepu internetowego

Kiedy już mamy za sobą przychody, czyli tę najważniejszą składową budżetu, możemy teraz przejść do kosztów. Główny podział, który, stosuje się najczęściej w kontekście kosztów, będą to koszty jednorazowe i stałe. Do kosztów jednorazowych możemy zaliczyć na przykład audyt danego obszaru w firmie. Może być to jednorazowy zakup sprzętu, np. drukarki.

Koszty stałe

Dalej mamy koszty stałe. Czyli powtarzalne, cykliczne koszty, takie jak biuro, magazyn, pensje pracowników. Czy wszelkiego rodzaju usługodawcy, którzy świadczą jakieś usługi dla naszego Ecommerce – np. hosting czy abonament na wdrożenie sklepu internetowego.

Koszty zmienne

Idąc dalej, mamy zmienne koszty. To również powtarzalne, cykliczne koszty, natomiast są one zmienne w czasie, najczęściej ze względu na to, że zależą od wartości sprzedaży. I do tych zmiennych kosztów możemy zaliczyć na przykład koszty kurierów, koszty płatnych mediów czy prowizji od płatności.

Arkusz, który jest do pobrania do tego odcinka nie uwzględnia kosztów jednorazowych, stałych czy zmiennych. Są tam ujęte oczywiście wszystkie koszty, natomiast ze względu na to, żeby ci jak najbardziej uprościć wejście do budżetu, został on jak najbardziej uproszczony. Z czasem, jeśli uznasz, że chcesz mieć podział na koszty stałe lub zmienne, spokojnie można go o te parametry rozbudować.

W drugim odcinku podcastu — Jak zbudować zespół ecommerce? dostępny tutaj znajdziesz podział ról w budowaniu zespołu ecommerce. Rozmawialiśmy w nim głównie o filarach i obszarach, które pojawiają się w ecommerce, a do których zaliczamy między innymi office, czyli szeroką pojętą administrację, koszty personalne, koszty marketingu, koszty ecommerce, czyli sklepu internetowego, koszty logistyki i koszty towaru. Kiedy już omówiliśmy główne filary z drugiego odcinka, możemy przejść dalej.

Zasoby personalne

Pierwszy z kosztów to zasoby personalne, czyli są to wydatki na pracowników zatrudnionych in-house. Tutaj może być to prezes, czyli właściciel i na koszty wynagrodzenia składa się pensja zasadnicza, czyli to, co dostajemy na konto, plus koszty wynagrodzenia, tj. podatek ubezpieczenie i wszelkiego rodzaju składki.

Jeżeli chodzi o zasoby personalne, tych kosztów może być naprawdę dużo. Zatem warto to monitorować, właśnie ze względu na to, aby wiedzieć, ile nas kosztują zasoby ludzkie i w którym momencie na przykład warto, abyśmy zrezygnowali z pewnych zasobów na przykład na poczet usług zewnętrznych. I w drugą stronę, jeśli usługi zewnętrzne są za drogie, to dobry moment, aby rozważyć zatrudnienie kogoś do firmy in-house.

Koszty administracyjne w sklepie internetowym

Przechodząc dalej, mamy koszty administracyjne i tutaj, jeżeli chodzi o office, będzie to przede wszystkim wynajem biura, księgowość, prowadzenie konta firmowego, abonamenty na telefon, internet i tak dalej. I zostając jeszcze przy office jest samochód, który też jest oczywiście kosztem firmowym i który możemy doliczyć do administracji.

Koszty działu Ecommerce

Ok, wychodząc z administracji mamy teraz koszty działu Ecommerce. Takim głównym kosztem w dziale ecommerce jest zawsze sklep internetowy. I tutaj w zależności od tego, który rodzaj systemu wybierzesz Open Source czy SaaS będzie to miesięczna opłata. Jeśli będzie to open source, to główny koszt to hosting. Pojawią się również koszty związane z prowizją od płatności, które też będą kosztami zmiennymi.

Koszta aplikacji i narzędzi

Wśród narzędzi może to być na przykład narzędzie do marketing automation, czy automatyzacji sprzedaży, może to być na przykład baselinker do łączenia kilku kanałów sprzedaży w jeden, czy system do opinii, na przykład Trust Mate.

Usługi zewnętrzne

Do kosztów wliczamy również usługi zewnętrzne, takie jak agencje od technologii oraz freelancer. Na przykład manager na godziny, analityk i osoba od współczynnika konwersji, ale też customer service, jeżeli nie mamy zatrudnionego kogoś in-house.

Przechodząc dalej, mamy usługi marketingowe. Jeżeli chodzi o usługi zewnętrzne, najczęściej są to agencje marketingowe lub freelancerzy, którzy świadczą nam określone usługi. Najczęściej pojawiającą się kompetencją w dziale marketingowym jest performance marketing, kampanie płatne na Facebooku, Instagramie oraz kampanie płatne w Google. Jest to również SEO, czyli pozyskiwanie aktywne płatnych linków czy pozycjonowanie wewnątrz witryny internetowej. Ale mogą być to również usługi związane z social mediami, z wysyłką newsletterów, z przygotowywaniem contentu, sesje zdjęciowe lub social media.

Narzędzia marketingowe w budżecie sklepu internetowego

Przechodząc do narzędzi, będą to wszelkiego rodzaju narzędzia marketingowe, takie jak na przykład płatne stoki, narzędzia do obróbki graficznej, np. Canva czy narzędzia do monitorowania pozycji w wynikach organicznych Google, z których możesz skorzystać, np. Semrush.

Warto zwrócić szczególną uwagę na jedną z najdroższych części w całym budżecie, czyli pozyskiwanie płatnego ruchu. I tutaj mamy na myśli głównie media i prowizje, które się pojawiają. Zaczniemy od płatnych mediów i będą to wszelkiego rodzaju kampanie na Facebooku, w Google, w sieciach remarketingowych na przykład Criteo czy pozycjonowanie w postaci back linków SEO.

Mogą to być również publikacje PR na zewnętrznych portalach, np. wywiad w prasie. Wywiad lub wystąpienie u znanego Influencera, który zapewni nam odpowiednie zasięgi i tak dalej.

Logistyka

Mamy logistykę i w kontekście logistyki najczęściej są 2 warianty. Pierwszy wariant polega na zewnętrznym fullfilmentcie, czyli wysyłka, zamówień, obsługa zwrotów, zajmuje się firma zewnętrzna, która następnie wystawia nam fakturę za tą usługę. Tak naprawdę nie interesuje to, jak działa ten proces czy ile on kosztuje wewnątrz. My otrzymujemy po prostu za całą usługę fakturę do opłacenia i jest to dla nas koszt.

Natomiast w wariancie drugim całą obsługę magazynową realizujemy wewnątrz i tutaj pojawia się sporo kosztów. Przede wszystkim będą to koszty związane z wynajmem takiego magazynu. Będą to koszty z firmami kurierskimi, czyli my sami musimy wynegocjować stawki z kurierami.

Do kosztów logistyki należy doliczyć koszty zniszczonego towaru, czyli będą to wszelkiego rodzaju koszty związane ze zniszczeniem towarów w dostawie, z reklamacjami klienta, ze zwrotami, które nie nadają się do ponownego odsprzedania, itp.

Ten koszt pojawia się zarówno w fulfillment, jak i we własnym magazynie.

Koszty produktów i towarów

Najczęściej największy koszt ze wszystkich to jest koszt materiałów, czyli produktów, które sprzedajemy. Możemy się zastanowić teraz, w jaki sposób wyciągnąć ten miesięczny koszt sprzedanego towaru,

Najczęściej taką opcję powinien mieć system magazynowo księgowy ERP lub system ecommerce, który służy nam jako platforma sprzedażowa. Shopify posiada taką opcję. Czyli poza wartością do sprzedaży, którą ustawiamy jako cenę brutto, możemy również podać na karcie towaru wartość zakupionego towaru. Następnie w raportach jest możliwość filtrowania według miesiąca sumy wszystkich sprzedanych towarów.

Jeśli nie mamy jak wyciągnąć tej zmiennej, na pomoc może nam przyjść średnia marża. Czyli przemnożyć sumę przychodu netto x średnia marżę. Wtedy wyjdzie nam średni koszt zakupionego towaru, który możemy uzupełnić w budżecie.

Ta metoda może nie jest idealna, natomiast pozwoli mniej więcej oszacować koszty zakupionego towaru w danym miesiącu. W tym miejscu warto dodać, że to, co mamy w budżecie sklepu internetowego nie będzie pokrywać się z tym, co mamy, u księgowości, a wynika to z tego, że nie bierzemy tu pod uwagę wszelkiego rodzaju kosztów amortyzacji kredytu, ulg podatkowych i tym podobnych rzeczy.

Zysk operacyjny w budżecie sklepu internetowego

Okey mając już wszystkie koszty, możemy teraz policzyć zyskowność działu ecommerce. Aby to zrobić potrzebujemy sumę wszystkich kosztów i przychodów. Więc do wszystkich kosztów zaliczamy zasoby personalne, office, marketing, ecommerce, pozyskanie ruchu, logistykę i towary. Natomiast do przychodów zaliczymy wszystkie kanały pozyskania przychodu. Czyli będzie to sklep internetowy, marketplace, sprzedaż bezpośrednia przez biuro obsługi klienta czy porównywarka cenowa. I teraz odejmując od przychodu wszystkie koszty, otrzymamy zysk operacyjny.

W tym miejscu warto zauważyć, że będzie to zysk operacyjny przed opodatkowaniem, więc budżet nie będzie nigdy w 100 procentach zgodny z tym od księgowości czy z księgą przychodów i rozchodów. Natomiast cel budżetu jest inny, który ma celu pokazanie prognozy, jeżeli chodzi o przychody i kosztów, tak, abyśmy mogli nimi zarządzać, sprawdzać co działa i generuje nam przychód, a co jest niepotrzebnym kosztem.

Podsumowanie odcinka budżet w sklepie internetowym

Na koniec chciałbym Cię serdecznie zaprosić do pobrania pliku budżetu. Dla obecnych czytelników Newslettera będzie on dostępny na mailu wraz z zapowiedzią tego odcinka, natomiast dla nowych słuchaczy, link do pobrania arkusza można zdobyć po zapisie na Newsletter. Mam nadzieję, że był to dla ciebie pomocny odcinek i lepiej pomoże Ci zorganizować koszta i przychody w twoim Ecommerce.